Proiecte în domeniul consular

Registrul Electronic al Documentelor

Direcţia Relaţii Consulare reprezintă unul dintre cele mai importante puncte de legătură ale României, atât cu serviciul diplomatic şi consular extern, cât şi cu cetăţenii români aflaţi în străinătate.

Zilnic sunt înregistrate numeroase lucrări, care provin de la alte autorităţi publice, instituţii, organizaţii, asociaţii, de la misiunile diplomatice şi oficiile consulare române în străinătate sau de la cele străine acreditate pe teritoriul României, alte persoane juridice, precum şi petiţii adresate de cetăţeni, pe diverse teme.

Estimativ, anual se procesează în jur de 40.000 de documente în cadrul Direcţiei Relaţii Consulare, ceea ce a constituit principalul motiv pentru implementarea acestui sistem.

Registrul Electronic al Documentelor este un sistem de monitorizare a documentelor care a fost creat pentru a facilita gestionarea volumului semnificativ al informărilor recepţionate la Direcţia Relaţii Consulare, atât la nivel interinstituţional, cât şi din partea petenţilor.

Numeroasele registre tipărite au fost înlocuite cu o variantă electronică, adaptând astfel nevoia de eficientizare a evidenţei documentelor la tehnologia existentă.

Registrul Electronic al Documentelor permite înregistrarea tuturor documentelor recepţionate într-o bază de date şi urmărirea, în timp real, a fluxului documentelor până la soluţionarea acestora.

Pe cale de consecinţă, existenţa unui sistem informatic de gestiune a documentelor interne şi a corespondenței externe, destinat monitorizării, în timp real, a stadiului soluţionării fiecărei lucrări în parte, a devenit un imperativ pentru Direcţia Relații Consulare.